Obstojí vaše organizace v silné konkurenci? OLINA vám pomůže…

V dnešní době se konkurence nevyhýbá ani oblasti zájmového a neformálního vzdělávání. Chce-li organizace poskytující tento druh vzdělávání být o krok napřed, musí hledat nové prostředky, jak tohoto cíle dosáhnout. Trocha času navíc věnovaná systematickému plánování toho, jak zlepšit fungování organizace a jak lépe využít potenciál pracovníků, je investice, která se v budoucnu mnohonásobně vyplatí.

Projekt K2 – kvalita a konkurenceschopnost v neformálním v rámci  klíčové aktivity Aplikace nástrojů řízení kvality vyvíjí tzv. on-line systém řízení kvality OLINA (olina.nidm.cz). Jde o komplexní nástroj, který pomáhá lépe řídit organizaci, plánovat vlastní činnost, pracovat s lidskými zdroji a rozvíjet svoji činnost. Systém, který je k dispozici zdarma a byl přizpůsoben oblasti práce s dětmi a mládeží, uživatele provede procesem sebehodnocení prostřednictvím nástrojů, jako je Interní audit, model CAF, Procesní analýza či systém hodnocení kompetencí pracovníků. V současné době probíhá pilotáž systému OLINA ve vybraných 16 organizacích zájmového a neformálního vzdělávání. Po konci pilotáže (31. 12. 2014) bude upraven tak, aby byl co nejvíce uživatelsky přívětivý a přínosný pro využití v každodenní činnosti organizací z oblasti zájmového a neformálního vzdělávání.

O tom, proč se ve své organizaci rozhodli využít systému OLINA, jsme hovořili s Petrou Fořtovou z občanského sdružení Rodina Předbořice.

Pociťovali jste v minulosti potřebu hodnotit činnost vaší organizace, nebo jste se tím vůbec nezabývali?

Musím přiznat, že dříve jsme se hodnocením činnosti naší organizace hlouběji nezabývali. Naše občanské sdružení funguje již 15 let na lokální úrovni. Většinou jsme se uspokojili se slovním vyhodnocením naší práce na výročním setkání členů a byli jsme rádi, že až na drobné opakující se problémy fungujeme. Bohužel jsme se spokojili právě jen s tím fungováním stávajících aktivit. Už dávno jsme zapomněli, že někdy dříve u zrodu občanského sdružení měli zakladatelé smělé plány na vybudování volnočasového centra, které pod tíhou běžných rutinních problémů s řešením prostředků na udržení stávajícího provozu usnuly. Spíše jsme vždy řešili to nejnutnější, než abychom se zamýšleli nad systémovým řízením činnosti naší organizace.

Kde jste se s on-line systémem OLINA setkali poprvé a co vás vedlo k rozhodnutí zapojit se do jeho pilotáže?

Asi před rokem jsme se začali více zabývat stávajícím chodem naší organizace. Naráželi jsme na to, že když chceme získat stálou podporu pro naše aktivity, tak také musíme dobře a kvalitně fungovat. Naše sdružení dosud stálo hlavně na neutuchající ochotě a pomoci jeho členů a dobrovolníků. To není málo a je to pro nás stále velmi cenné a důležité. Avšak vidíme, že je tuto činnost potřeba lépe řídit a plánovat. O systému OLINA jsme se dozvěděli víceméně náhodou, když jsme začali vyhledávat informace o tom, jak pracují jiné podobné organizace. Chtěli jsme se inspirovat, najít příklady dobré praxe anebo návod, jak takovou instituci řídit. Zdálo se nám, že by to mohl být dobrý nástroj, který může pomoci zkvalitnit řízení celé organizace. Když byla vyhlášena veřejná zakázka na pilotáž tohoto systému, přihlásili jsme se a k naší radosti i uspěli.

V čem spočívá podstata užívání OLINY, je složité projít všemi jeho nástroji, které nabízí?

V první fázi této veřejné zakázky jsme si s pomocí systému OLINA prošli jednotlivé procesy, které v naší organizaci probíhají, a blíže je specifikovali, včetně stanovení odpovědných osob a ostatních parametrů. Dalším krokem bylo nastavení takových mechanismů, které nám pomohou procesy lépe periodicky kontrolovat a zlepšovat. Systém OLINA také umožňuje otestování kompetencí jednotlivých pracovníků s cílem zaměřit se na jejich další vzdělávání v těch oblastech, které pro svou činnost potřebují. Je zde i možnost zapojit se do e-learningových kurzů, které pomáhají právě tyto kompetence rozvíjet. Pro běžného uživatele není práce s  tímto systémem a jeho nástroji náročná.

Myslíte si, že princip sebehodnocení, na kterém je vlastně celý systém OLINA postaven, pomůže lépe porozumět vlastní organizaci, potřebám a kompetencím svých pracovníků, vašim klientům a povede ke zkvalitnění nabízených služeb?

Velkou výhodou OLINY je možnost nastavení a kontroly jednotlivých činností směrem zevnitř organizace. Nejde tedy o nástroj, který by nás hodnotil a soudil, ale který nám pomáhá hodnotit sebe samé. A je jen na nás, jak poctivě k tomu přistoupíme. Pokud se v organizaci podaří dobře prosadit myšlenku sebehodnocení a odstranit bariéry, které by tomu mohly bránit, tak to může docela dobře fungovat. Kvalitně fungující řízení takové organizace by pak přirozeně mělo vést k vyšší kvalitě nabízených služeb. My ještě nejsme na konci této cesty. Už to, že nás práce se systémem OLINA neustále nutí zamýšlet se a diskutovat nad tím, jak to děláme a jak bychom to mohli dělat lépe, je v naší organizaci velký posun vpřed.

Vznik podobných elektronických nástrojů se většinou neobejde bez postupného vychytávání chybiček, tzv. za chodu. Narazili jste během užívání OLINY na nějaké, je co vylepšovat?

Samozřejmě jsou zde chyby a určitě je co vylepšovat. Právě proto chápeme proces pilotáže systému OLINA jako velmi podstatný pro jeho další vývoj.

Za rozhovor děkuje Vlasta Kohoutová, NIDV, PR specialistka projektu K2

Realizátory dvouletého projektu K2 – kvalita a konkurenceschopnost v neformálním vzdělávání (www.ka2.cz) jsou Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy a Národní institut pro další vzdělávání. Je koncipován jako individuální projekt národní v celkové výši 57 665 324 Kč (spolufinancuje jej Evropský sociální fond a státní rozpočet České republiky). Jeho cílem je podpořit kvalitu organizací a konkurenceschopnost účastníků neformálního vzdělávání. Směřuje do oblasti nestátních neziskových organizací pracujících s dětmi a mládeží a školských zařízení pro zájmové vzdělávání.