ČŠI: Elektronický sběr záznamů o úrazech - nejčastější otázky a odpovědi

V tomto článku, který bude dále průběžně aktualizován, budou zveřejňovány nejčastější otázky a odpovědi (z e-mailů přijatých na helpdesku ČŠI) k agendě elektronického sběru záznamů o úrazech.

Problematika elektronického podpisu

Proč ČŠI nutí školy zřídit si elektronický podpis?

Pro pochopení nutnosti užití el. podpisu nebo značky je třeba si uvědomit následující fakta a souvislosti. Bez aplikace nějakého autentizačního/autorizačního nástroje by nebylo možné považovat data za věrohodná, zmíněný formulář by totiž mohl vyplnit a poslat kdokoliv (a ČŠI by takový pokus nebyla schopná odhalit). Zvláště v situaci, kdy neexistuje povinnost škol užívat systém datových schránek, který by situaci jinak sám o sobě řešil.


Z těchto důvodů bylo přistoupeno k užití technologie el. podpisu/značky, která je navíc pro el. formu komunikace univerzální a lze očekávat nutnost jejího užití při komunikaci s dalšími organizacemi státní nebo veřejné správy v závislosti na stupni integrace a implementace dalších celostátních informačních systémů.

Může škola využít pro odesílání záznamu o úrazu svého zřizovatele, který má svůj elektronický podpis? Např. se jedná o malou vesnickou školu, která by měla pořizovat elektronický podpis pouze pro 2-3 zprávy o úrazu za rok. Zatím nemá jiná využití.

Zaručený elektronický podpis má bezesporu i další možnosti využití, ostatně jedná-li se ve　Vašem případě o veřejnou školu - měl by být ředitel školy jako orgán veřejné správy připraven komunikovat v případě potřeby elektronicky. Např. požadovaný elektronický podpis u České pošty, s. p. na 1 rok je v ceně 190,- Kč (viz www.postsignum.cz).

Česká školní inspekce bude akceptovat i záznam o úrazu (aktualizaci) podepsaný zřizovatelem školy. Ovšem tento nestandardní postup byl zvolen pouze s ohledem na malé školy, které nemají k dispozici potřebné technické prostředky (připojení).


S elektronickým podpisem pracuje naše ekonomka - má ho vystavený na jméno. Je nutné zakládat nový na jméno ředitele?


Z Vašeho dotazu není možné posoudit, zda má ekonomka skutečně zaručený elektronický podpis ve smyslu zákona č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu), ve znění pozdějších předpisů. Pokud jde o　zaručený elektronický podpis založený např. na kvalifikovaném certifikátu vydaném Českou poštou s. p., a jde o podpis zaměstnance (nikoli fyzické osoby, fyzické podnikající osoby), pak je možné tento podpis použít. Ekonom školy by byl ředitelem školy vnitřním předpisem nebo pokynem pověřen k　odesílání a podepisování záznamů o úrazech (a　aktualizacích).

Jak to bude na formuláři s podpisy zraněného, svědků a dozoru? Na tomto formuláři to nebude nutné?


Položky podpis zraněného, podpis osoby vykonávající dohled v době úrazu, razítko organizace atd. jsou v elektronickém formuláři ponechány pro případ tisku (pro účely zasílání dalším orgánům).


Pro účely odeslání elektronického formuláře České školní inspekci postačí zaručený elektronický podpis ředitele školy/školského zařízení nebo elektronická značka, které　autentifikují právnickou osobu vykonávající činnost školy/školského zařízení.

Chápu to dobře, že elektronický podpis vyžadujete vedoucího zaměstnance?


Záznam o úrazu může vyplnit kdokoli, nutný je ovšem zaručený elektronický podpis nebo elektronická značka, které autentifikují právnickou osobu vykonávající činnost školy/školského zařízení.

Doporučujeme, aby podepisoval ředitel školy/školského zařízení　(v　tom případě postačí certifikát pro ověření elektronického podpisu zaměstnance v　částce 190,- Kč za 1 rok u služby Postsignum). Využit může být i podpis jiného zaměstnance, který je pověřen ředitelem školy jednat v　této otázce (např. vnitřním předpisem, organizačním pokynem). I on musí mít zřízen zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném osobním certifikátu zaměstnance. Případně je možné zřízení elektronické značky. Elektronická značka je zřízena pro celou organizaci, nikoli pro konkrétní fyzickou osobu a mohou ji tak využít i další zaměstnanci. Její cena je však mnohem vyšší.

Problematika legislativy


Není mi jasné, kdy přesně máme zasílat aktualizaci záznamu o školním úrazu. Jestli hned poté, co obdržíme příslušné informace nebo až k 30. září (ve vyhlášce je na jednom místě uvedeno toto datum a na druhém je formulace "bez zbytečného prodlení").


Je pravda, že vyhláška č. 64/2005 Sb., o evidenci úrazů dětí, žáků a studentů, ve znění vyhlášky č. 57/2010 Sb., hovoří o různých lhůtách, ovšem jedna se týká vyhotovení záznamu, druhá jeho odeslání:

a) PROVEDENÍ aktualizace bez zbytečného odkladu (ustanovení § 2 odst. 6)
b) VYROZUMĚNÍ O AKTUALIZACI (tj. zaslání České školní inspekci) vždy k　30.　září (ustanovení § 4 odst. 4).
Po konzultaci s Ministerstvem školství, mládeže a tělovýchovy ČR (autorem novely) je vykládáno tak, že je nutné aktualizace zaslat nejpozději k 30. září. Není tedy vyloučeno dřívější odeslání (např. bezprostředně po vyhotovení aktualizace).

Ručně jsme vyplňovali příslušný formulář ohledně úrazů. Tím, že máme nově vyplňovat elektronickou verzi, tato povinnost padá a necháváme si jen kopii Vám zaslaného záznamu?


Vyhláška č. 64/2005 Sb. (ve znění vyhlášky č. 57/2010), zakotvuje zasílání záznamů o　úrazech (a aktualizací) v elektronickém formuláři pouze České školní inspekci. Nadále bude zasíláno dalším orgánům apod. dosavadní cestou. Není ovšem vyloučeno, aby byl elektronický formulář připravený Českou školní inspekcí po vyplnění vytištěn a zaslán dalším osobám (to ostatně předpokládá, proto jsou ponechány např. kolonky pro podpis svědků atd.).


Ukládání dokumentů a následující skartační řízení upravuje zákon č. 499/2004 Sb., o　archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a　dále vyhláška č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. Dokumenty je možné ukládat v elektronické podobě nebo je následně převést do listinné podoby. V listinné podobě s podpisy a razítky bude záznam o úrazu ukládán vždy (takto je odesíláno dalším orgánům státní správy apod.).

Chtěla bych se zeptat jak je to se školními úrazy do 30. 4. 2010. Musím je také odeslat na　ČŠI v elektronické podobě, když byly odškodněny – aby bylo možno zaslat aktualizaci k 30. září 2010 za školní rok 2009/2010?


Aktualizace záznamů o úrazech jsou novinkou, kterou přináší až novela vyhlášky č. 64/2005 Sb. Tzn. aktualizace záznamů o úrazech budou zpracovávány až pro úrazy, k nimž došlo od 1. dubna 2010.


Jestliže je třeba vyhotovit aktualizaci záznamu o úrazu, ke kterému došlo od 1. dubna 2010, bude již nutné tuto aktualizaci zaslat v elektronické podobě. Bude tedy nutné vyplnit v elektronickém formuláři i záznam o úrazu (ostatně dubnové úrazy je možné vyplnit až do 5. května).

Problematika technologie


Proč nelze posílat záznamy o úraze elektronicky pomocí datové schránky?


Při volbě technologie byl zohledněn fakt, že naprostá většina škol nemá zřízenu datovou schránku. Je nutné si taky uvědomit, že celý systém nekončí odesláním formuláře. Na straně ČŠI se data z formuláře přenášejí přímo do databáze informačního systému ČŠI, takže pro možnou implementaci obou variant řešení (XML formulář i datová schránka) by se jednalo o vývoj a integraci dvou technicky naprosto rozdílných systémů, což v krátkém období na přípravu (vyhláška vstoupila v platnost na konci února) nebylo možné (a bylo by i výrazně neefektivní). Proto byla vybrána ta nejuniverzálnější varianta. Nutit školy ke zřízení datové schránky jen díky agendě úrazů by nebylo vhodné.

Stáhl jsem si program 602XML Filler. Pochopil jsem vyplňování tiskopisu, jeho kopírování, ukládání a snad i odeslání (to jsem zatím nemohl vyzkoušet). Mám ale tento dotaz: Je možné na počítače všech učitelů nainstalovat soubor „CSI_zaznam_urazu.zfo“ tak, aby tiskopis sami vyplnili a mohli mi ho poslat e-mailem? Já bych ho vložil do programu a doplnil (název školy, pořadové číslo, jméno vedoucího zaměstnance). Po doplnění bych ho el. podepsal, uložil a odeslal na ČŠI. Pak bych ho vytiskl, nechal doplnit ručně podpisy a poslal na další instituce, kam se musí odeslat.


Celý proces chápete naprosto správně. Vaši úvahu bych jen doplnil informací, že není nutné, abyste formuláře podepisoval pouze Vy jakožto ředitel školy. Pokud ve svém týmu delegujete osobu (nebo osoby), kterou vybavíte el. podpisem (ne jen na jméno ale i s identifikací školy, abychom poznali, že se jedná o seriózní data), takto odeslaná data budeme bez problémů akceptovat.

Pokud budeme nyní zasílat úrazy elektronicky, musíme je zasílat v tištěné podobě?


Úrazy České školní inspekci budou od 1. května 2010 zasílány pouze v elektronické podobě. V listinné podobě budou nadále zasílány dalším orgánům atd.

V případě aktualizace, která někdy trvá i několik měsíců - např. v případě poskytnutí náhrady za bolest, budeme tento elektronický formulář posílat opětovně?


V případě aktualizace záznamu o úrazu bude k stávajícímu již vyplněnému formuláři doplněna část aktualizace a bude znovu odeslán stejným způsobem.

Můžete mně prosím vysvětlit, proč školy nutíte využívat další aplikaci? ÚIV donutilo v nedávné době všechny školy kvůli školní matrice používat některý ze školských informačních systémů. Aktivní školy pak v rámci těchto komplexních systémů evidují i záznamy o úrazech a knihu úrazů. Proč jsou aktivním (z mého pohledu asi spíše hloupým) školám nyní opět házeny klacky pod nohy a jsou kvůli ČŠI nuceny měnit způsob evidence, resp. vést duplicitní evidenci? Případně je rozhraní pro předávání dat o úrazech ČŠI tak obecné a otevřené, aby bylo možné již jednou evidovaná data generovat ze školských informačních systémů a předávat je v elektronické podobě na ústředí ČŠI?


Zmiňované informační systémy, které nejmenujete, jsou nejspíš komerčními produkty softwarových společností a existuje jich neznámé nemalé množství. Je nemožné a v　praxi se tak ani neděje, aby orgán státní správy mapoval funkčnosti a technologie takových systémů ve vazbě na rozhodnutí o technologii vlastní. Najít pak univerzální řešení by bylo nejspíše nemožné, každopádně časově a finančně velmi neefektivní.


Je právě na výrobcích těchto systémů, jakým způsobem budou reagovat a aktualizovat své produkty s ohledem na platnou legislativu. To je jev naprosto běžný v oblasti např. účetních, personálních, mzdových a dalších informačních systémů.


ČŠI nenutí školy si jakékoliv konkrétní informační systémy pořizovat.


Zohlednění výše uvedených faktů bylo mimo jiné dalším aspektem při volbě technologie pro agendu úrazů a právě proto byla použita technologie, která je i pro školy, které neměly podmínky vybavit se vnitřním informačním systémem, zcela zdarma.


Vybraná technologie navíc není žádným uzavřeným systémem účelově použitým jen ze strany ČŠI. Celý systém je postaven na progresivním celosvětovém standardu XML. S využitím stejné technologie, zajišťující mimo jiné nadstandardní bezpečnost, jsou sbírána data do robustních informačních systémů např. ze strany ČSSZ, bankovních organizací a dalších institucí.


Vyvinutý systém je na straně uživatele (školy) intuitivně a snadno vyplnitelným formulářem, který odesílá data přímo do databáze ČŠI. Tyto formuláře se dají dále uložit pro další použití (popř. přiložení do jiného IS, pokud to tento umožňuje) nebo vytisknout. Z　mého pohledu nevidím nutnost zpracování této agendy (ve smyslu samotných formulářových dat) dalším informačním systémem (IS školy). Rovněž její vyjmutí z takového systému tento systém a investice v něj nijak neznehodnocuje.

Při zadávání data narození není možné jej zadat ručně a proklikat se 15 let po měsících se mi jeví neefektivní. Prosím o radu.

Návod, jak jednoduše pracovat s poli typu datum, je uveden jako příloha č.1 tohoto článku.

Příloha č.1 - návod na práci s poli typu datum (39,4 kB)