Josef Basl: Informační systémy škol – specifická oblast využití manažerských informačních systémů

Informační systémy škol představují specifickou oblast využití manažerských informačních systémů. Informační systémy škol jsou využívány pro řízení činnosti škol a umožňují komunikaci nejen uvnitř školy ale i navenek. Systémy jsou aplikovány jak na základních a středních školách, tak také v oblasti vysokých škol. Komunikace školy s rodiči představuje jeden z důležitých aspektů využití informačních systémů v případě základních a středních škol. Toto hledisko není v případě vysokých škol příliš významné, což je jeden z důvodů, proč bude v rámci tohoto textu pozornost věnována oblasti základních a středních škol. Dále se jedná o to, že řízení vysoké školy je v mnoha aspektech odlišné

Poznámka redakce: Text je výtahem z diplomové práce obhájené na Ústavu informačních studií a knihovnictví FF UK v květnu 2006.

1. Úvod

Téma informačních systémů škol (ISŠ) představuje relativně nové téma jak v mezinárodním kontextu, tak zejména v České republice, kde se již na trhu také v posledních letech objevily softwarové produkty podporující správu a řízení činnosti základních a středních škol prostřednictvím webovských aplikací.

Informační systémy škol představují specifickou oblast využití manažerských informačních systémů. Informační systémy škol jsou využívány pro řízení činnosti škol a umožňují komunikaci nejen uvnitř školy ale i navenek. Systémy jsou aplikovány jak na základních a středních školách, tak také v oblasti vysokých škol. Komunikace školy s rodiči představuje jeden z důležitých aspektů využití informačních systémů v případě základních a středních škol Toto hledisko není v případě vysokých škol příliš významné, což je jeden z důvodů, proč bude v rámci tohoto textu pozornost věnována oblasti základních a středních škol. Dále se jedná o to, že řízení vysoké školy je v mnoha aspektech odlišné.

V anglicky psané literatuře se pro téma informačních systémů škol používají zejména pojmy school information system (SIS) a dále pak computerised school information system, school information management system (SIMS), school administration and management system (SAMS), computerised school information system (CSIS) [VISSCHER ET AL., 2003; WILD, WALKER 2001; FUNG, LEDESMA 2001; NOLAN, LAMBERT 2000].

Do češtiny je možné pojem school information system přeložit dvěma hlavními způsoby – školní informační systém nebo informační systém školy. Bylo proto třeba stanovit, který pojem bude používán v této práci. Za tímto účelem byla provedena základní rešerše na portálu Centrum.cz a byly vyhledány oba možné termíny. Více výskytů bylo zjištěno pro termín informační systém školy [ČVUT 2006, MU 2006, SOČ 1999] než pro termín školní informační systém [LOGIN 2006, UK 2006]. Proto je v této práci používán pojem informační systém školy. Pro potřeby této práce byla pro informační systém/-y školy zvolena zkratka ISŠ, jejíž cílem je zjednodušit text.

Existuje několik hlavních důvodů, proč je problematika informačních systémů škol zajímavá a důležitá pro obor informační studia. Důvody je možné shrnout do následujících bodů:

• jedná se o specifickou oblast nasazení manažerských informačních systémů;
• jde o relativně nové téma (novou oblast) v mezinárodním kontextu, a tím spíše pro Českou republiku;
• otevírá se nová oblast, v níž mohou hledat uplatnění absolventi oboru (například na pozici informačního manažera školy).

2. Zaměření práce

2.1 Východiska práce

Jaký se očekává přínos ISŠ pro školy?

Je možné předpokládat, že aplikace ISŠ pravděpodobně změní činnost škol. Potenciál je ve využití informačních systémů pro řízení škol, pro interní komunikaci v rámci školy (včetně například řízení správy dokumentů), pro komunikaci se žáky, s rodiči atd. Prosazování informačních systémů do škol je důležité vnímat také v kontextu konceptu tzv. marketizace (tržního pohledu) na fungování školy [GEWIRTZ ET AL. 1995; TAYLOR ET AL. 1997]. Tento princip se týká takových aspektů jako například „soutěžení“ škol o žáky, vytváření konkurenčního prostředí, srovnání výsledků škol, hodnocení škol, marketing škol. Informační systémy jsou z tohoto pohledu užitečné pro rozhodování managementu škol, který s jejich přispěním může pracovat rychleji, pružněji, efektivněji.

S ohledem na uvedený kontext je možné tvrdit, že výhodu budou mít ty školy, které budou schopny „těžit“ z používání informačního systému školy. Na úrovni managementu školy je prostřednictvím ISŠ například možné analyzovat výsledky žáků, lze sledovat množství absencí, vést evidenci majetku, vytvářet plány rozvoje školy a sledovat jejich plnění, lze nastavit automatické upozorňování v případě překročení zvolených limitů (např. rozpočtových). Většinou je součástí ISŠ také „personální“ modul obsahující údaje o pracovnících školy a žácích, k dispozici bývá možnost tvorby „výstupů“ ve formě grafů či tabulek, dále bývá zpravidla možné připravovat data o škole (různé statistiky) v souladu s požadavky nadřízených autorit. Díky ISŠ je možné provádět činnosti, které přispějí k usnadnění a urychlení rozhodování managementu školy a zvýší efektivitu jeho práce.

„Znalostní věk“ („knowledge age“)

Zelený [1] [ZELENY 2005] hovoří o novém fenoménu, o tzv. znalostním věku, a tvrdí, že předchozí tzv. „informační věk“ („information age“) netrval vlastně tak dlouho. Podle jeho názoru jsou například manažerské informační systémy (MIS) již překonány a informační technologie a systémy jsou stále častěji označovány jako znalostní technologie (knowledge technology).

Celosvětově je podle jeho názoru k dispozici relativně velké množství informací a sílí obava ze zahlcení (přetížení) informacemi a z narůstajícího množství nerelevantních informací. Zároveň se ale zdá, že roste povědomí o tom, že lidé mají nedostatek znalostí. Zelený tvrdí, že ačkoli je celkem přirozené říci, že je příliš informací, bylo by podle jeho názoru docela obtížné třeba i jen naznačit, že může být příliš znalostí. Jako příklad uvádí [ZELENY 2005], aby si čtenář zkusil nahlas říci „Vím příliš mnoho“ („I know too much“), „Mělo by být méně znalostí“ („there should be less knowledge“) nebo „příliš mnoho znalostí je špatně“ („too much knowledge is bad“).

Ve srovnání s informacemi mají znalosti podle Zeleného mnohem pozitivnější konotaci. Jediná špatná věc ohledně znalostní podle něho je, že mnoho lidí považuje znalosti za informace jakési vyšší úrovně (rozšířené, podrobnější, syntetizované, pokročilé, komplexní, ale stále informace). Ačkoli informace jsou rozšířenou formou dat, znalosti nejsou rozšířenou formou informací, uvádí Zelený. Rozdíly mezi informacemi a znalostmi shrnuje Zelený [ZELENY 2005] tak, jak je uvedeno v tabulce 1.

Tabulka 1: Rozdíly mezi informacemi a znalostmi podle Zeleného

Informace	Znalosti
Může jich být příliš mnoho [2]	Není jich nikdy dostatek
Mají povahu věcí	Představují proces
Je možné je mít	Je třeba je prokázat
Je možné mít jejich část	Vždy vystupují jako celek
Mohou být správné nebo nesprávné	Může jich být více nebo méně
Bývají individuálně ověřené	Bývají společensky osvědčené

Zdroj: ZELENY 2005.

Role informačních profesionálů

Tak, jako se mění oblast podnikání (businessu) a informačních systémů, je nutné, aby se měnila i role informačního profesionála, uvádí Stair a Reynolds [STAIR, REYNOLDS 1999]. Důležitým aspektem, na který Stair a Reynolds upozorňují, je, že spektrum aktivit informačního profesionála se rozšiřuje nejen v rámci organizace, ale rovněž v rámci širší sítě vztahů s dodavateli, zákazníky, konkurencí a dalšími subjekty. Informační profesionál výrazně přispívá k tomu, aby organizace obstála ve vysoce propojeném a konkurenčním prostředí.

Jak již bylo naznačeno, informační systémy škol představují oblast, kterou se pro současné i budoucí informační profesionály, tedy např. absolventy oboru informační studia [3], otevírá prostor odborného uplatnění. Na příkladu City University of Hong Kong [PAPÍK 2005] je možné ilustrovat, že pozice informační manažer, chief information officer (CIO) nebo chief knowledge officer (CKO) se z komerční oblasti (firemního prostředí) dostávají také do oblasti vzdělávacích institucí. V kontextu České republiky se dá očekávat, že pozice CIO/CKO nebude vznikat jen ve sféře vysokých škol, ale v souvislosti s nasazováním ISŠ bude aktuální také pro mnohé základní a střední školy.

Příklad pozice Chief Information Officer

Na City University of Hong Kong byla pozice Chief Information Officer [CITYU 2006] zřízena v roce 2000 s tím, že daná osoba je zodpovědná za strategický rozvoj a koordinaci všech informačních služeb a technologií univerzity. City University se snaží o to, aby se IT prostředky staly přirozenou součástí a podporou všech jejích aktivit v akademické i administrativní oblasti. CIO kromě toho dohlíží na činnost knihovny a počítačového centra služeb. Úřad hlavního informačního manažera (CIO) je kontaktním místem pro shromažďování, analýzu a zpřístupňování statistických dat souvisejících s činností univerzity a zpracovává přehledy především pro management univerzity a pro vládní instituce (ministerstvo školství).

V současné době [CITYU 2006] řeší úřad CIO několik samostatných projektů. První z nich se týká administrativního manažerského informačního systému (AIMS [4]), který je koncipován jako soubor dílčích univerzitních informačních systémů umožňujících studentům, učitelům, ostatním zaměstnancům a absolventům přístup k širokému spektru služeb. Druhým projektem, který si zaslouží pozornost, je e-Portal, který pracuje jako hlavní komunikační kanál mezi studenty a zaměstnanci univerzity.

Další aktivitou úřadu je spravovat činnost informačního systému pro podporu managementu (EIS [5]), který na univerzitě funguje od roku 1992 a slouží k podpoře plánování a rozhodovacích procesů [CITYU 2006].

Problematiky CIO se dotýká také McLeod [McLEOD 1994], když zdůrazňuje možnost uplatnění informačních specialistů při tvorbě, implementaci a běžné činnosti informačních systémů podporujících rozhodování managementu, zejména informačních manažerů.

Informační systémy – principy a způsoby práce s daty

Brian a Alina Vickery [VICKERY, VICKERY 2005] se ve své publikaci zabývají mimo jiné principy informačních systémů. Vybrané z nich [6] jsou uvedeny v následujícím přehledu:

• informace mají být užívány - zajištění informací by se mělo vztahovat k předpokládanému využití;
• informace jsou pro všechny (kteří jsou oprávněni pracovat s daným IS) – IS by měl brát v úvahu informační potřeby všech členů komunity, pro kterou je určen;
• každému uživateli jeho informace – IS by měl zajistit, aby každý potenciální uživatel mohl získat přístup k požadovaným informacím;
• každému zdroji jeho uživatele – IS by měl být uspořádán tak, aby umožňoval přístup k veškerým informacím, které jsou v něm zaznamenány;
• šetřit čas uživatelů – IS by měl minimalizovat úsilí potřebné pro identifikaci a přístup k informacím a čas potřebný k poskytnutí informací;
• každá individuální informační služba představuje pouze jeden komunikační kanál v rámci komunity, jíž je určena - musí být brán zřetel na další komunikační kanály.

Na obecné úrovni představuje jeden z klíčových aspektů informačních systémů způsob práce s daty. Problematikou managementu dat se zabývají například Stair a Reynolds [STAIR, REYNOLDS 1999], kteří vymezují dva přístupy:

• tradiční přístup, který odpovídá situaci, kdy se pro každou aplikaci vytváří jeden nebo více datových soborů;
• databázový přístup, který odpovídá situaci, kdy je určitý soubor dat sdílen několika aplikacemi, moduly nebo programy.

Jak bude v dalších částech této diplomové práci blíže zmíněno, způsob práce s daty představuje oblast, ve které informační systémy škol provázel obdobný vývoj jako informační systémy pro jiné oblasti, například knihovnické systémy v kontextu automatizace knihoven. Postupně došlo k přechodu od tradičního přístupu k databázovému - založeném na integraci a sdílení dat.

Josef Basl