Již jsme naznačili možnosti, které se školám a jiným neziskovým subjektům nabízejí při hledání finanční podpory pro jejich projekty. Sepsat takový projekt do žádosti, která by měla na získání grantu šanci, však vyžaduje jisté znalosti. Zde jsou základní požadavky na její obsah a strukturu.
Jedná se ovšem o pravidla obecná, v každém případě je nutné informovat se u příslušné grantující organizace na specifické požadavky.
I) Představení a popis organizace
Představení organizace je důležité pro vytvoření určitého myšlenkového rámce, do kterého později dosadíme náš projekt. V představení se musíme snažit co nejsrozumitelněji sdělit obsah činnosti naší organizace, zejména s ohledem na to, že ti, kteří budou projekt posuzovat, nebudou naši organizaci znát. Maximální čitelnost a důvěryhodnost je základním předpokladem úspěchu každé grantové žádosti. Z představení musí být zřetelné, kdo vlastně žádá o podporu.
Orientační struktura představení organizace
Základní údaje:
- založení organizace (kdy, proč)
- účel a cíl činnosti organizace
- stručné shrnutí dosavadních výsledků a současná činnost
Doplňující údaje:
- výčet spolupracujících organizací a charakter této spolupráce
- účast v dalších projektech (nadnárodních, mezinárodních)
Forma představení
Formu představení volíme podle potřeby. Buď se řídíme našim přirozeným stylem, tím jak jsme zvyklí představení psát, nebo se řídíme požadavky toho, koho o podporu žádáme.
Představení spontánní
Za takové považujeme představení, nemající závazná pravidla co do obsahu, i když i zde většinou pracujeme s tím, co se nám osvědčilo, s čím máme pozitivní zkušenost. Každé představení by mělo začínat administrativními údaji o organizaci: název, status, IČO, statutární zástupce, adresa, telefon. Proto je výhodné mít jeden text, který bude využíván jako stručné uvedení do činnosti organizace. Musíme pouze dbát na jeho aktualizaci, i když náplň činnosti bude s velkou pravděpodobností i v budoucnu kontinuálně navazující.
Představení musí být stručné, bez přílišné a nesrozumitelné odbornosti. Mělo by obsahovat základní účel existence organizace, nejlépe vtěsnaný do jedné věty. Poté následuje nástin ideových východisek, popř. aktivit na něž činnost navazuje. Závěr představení patří shrnutí úspěšných akcí, proběhlých nebo probíhajících, účasti v národních nebo mezinárodních projektech a může se v něm vyskytovat i výčet významných spolupracujících organizací.
Představení podle požadavků žádané organizace
Toto představení sestavujeme s ohledem na požadavky grantující organizaci. Můžeme se v něm rozšiřovat či naopak zužovat rozsah určitého druhu informací. Setkáme se s tím tehdy, když je předem dána struktura, podle níž se má žádost vyplnit. Potom je každému druhu informací přiřazeno konkrétní místo a prostor; při nedodržení těchto pravidel se vystavujeme možnému znehodnocení celé žádosti. Dobré je také uvědomit si, že ne každého zajímá to, co my sami o sobě považujeme za podstatné.
II) Formulace problému
Základní částí každé žádosti je formulace problému, neboť dává informaci o tom, proč vůbec žádost vznikla. Proto by měl problém nebo potřeba definovány v rozumných mezích, aby návrh ukázal, jak ho organizace vyřeší pomocí dotace. Posuzovatel zde poprvé hodnotí náš záměr. My mu sdělujeme na jaký problém jsme narazily při naší činnosti a který potřebujeme vyřešit pro zdárné pokračování této činnosti. Je zřejmé, že již tady musíme zaujmout. Veškeré rozhodnutí o tom, co napíšeme, je pouze na nás. My musíme vědět, proč žádáme a musíme to také srozumitelně sdělit, neboť hodnotitel se bude rozhodovat pouze na základě toho, co napíšeme. Posuzovatel nás podpoří pouze v okamžiku, kdy dospěje k přesvědčení, že zrovna náš problém je ten, který on chce pomoci vyřešit. Jeho i náš zájem najdou společné body a částečně se překryjí. Míra překrytí ovlivňuje pravděpodobnost úspěchu žádosti.
Formulace problému sdělí rozdíl mezi stavem, který teď existuje, a stavem, jehož chceme dosáhnout, tedy stavem ideálním. Formulace zodpovídá na otázku, jak problém vznikl a kdo jej pociťuje. S ohledem na zmíněné náležitosti má být logicky provázána. Nabízí pozitivní program, který dává základ pro řešení. Řešení samotné se v této části však ještě nevyskytuje. Měli bychom se zde také vyhnout personifikaci příčin a kladení viny za vznik problému. Měli bychom zdůraznit, v čem je projekt ojedinělý, specifický. Zároveň je dobré uvést, zda a s kým na projektu spolupracujeme a definujeme výstupy.
Důležité prvky formulace problému:
1. Upoutání pozornosti (citát, reprezentativní fakt)
2. Vzbuzení zájmu (příklad, precedens)
3. Vzbuzení důvěry (konzultanti, recenze)
4. Přesvědčení (jasný plán, dobrý tým, instituce)
5. Přání - pozitivní výstup projektu
6. Akce
III) Cíle projektu
Nejprve je třeba si stanovit specifické výsledky, jakých chceme dosáhnout. Používejte výrazy jako „zvýšit“, „posílit“, „redukovat“. Každý jednotlivý cíl má vymezit kompetence a odpovědnost realizátorů projektu. Musí být jasné, kdo za co odpovídá, posloupnost kroků, které budou následovat po dosažení určitého stavu, kolik bude uděláno a jak se budou výsledky měřit a vyhodnocovat. Základní podmínkou zdárné realizace projektu je, aby cíle byly v přímém vztahu k formulovanému problému.
Stanovení jasných cílů je důležité pro další proces plánování, neboť se z nich odvozuje akční plán, rozpočet a personální zajištění. Cíle musíme stanovovat srozumitelně hned na začátku, neboť se tak vyhneme možným problémům při plánování.
Cílová skupina
S cíly projektu je úzce spjata otázka určení cílové skupiny, tedy té části společnosti, na kterou bude mít projekt dopad. Správné určení cílové skupiny je nutnou podmínkou zdárné realizace a dosažení projektových výsledků. Chceme-li vytvořit projekt pro určitou cílovou skupinu, potom je třeba znát potřeby, jaké tato skupina má. Měli bychom upoutat pozornost členů cílové skupiny a motivovat ji k účasti na řešení. Vyhneme se tak možným nedorozuměním, kdy dopady dobrého projektu se nepřekrývají s potřebami cílové skupiny. Je dobré uvést, jak byla cílová skupina vybrány - na základě věku, sociálního postavení, zájmových skupin apod.
IV) Metody řešení
Musíme být schopni jasně popsat činnosti, metody a strategii, které budeme používat k dosažení formulovaných cílů. Zároveň je třeba podat vysvětlení a zdůvodnění, proč byly zvoleny právě tyto metody a činnosti. Vypracujeme časový harmonogram, tedy následnost činností, počet pracovníků a osob, které budou vydělávat na těchto činnostech. K těmto osobám můžeme připojit strukturovaný životopis ve vztahu k činnosti v projektu.
Popis metod řešení se rozděluje na několik podbodů:
- odpovědné osoby a úkoly
- realizační plán
- způsob realizace
- harmonogram
Zcela zásadní význam má popsání podrobného realizačního plánu na první půlrok realizace projektu. Realizační plán musí být stručný, ale také jasný a konkrétní. Měli bychom také mít realistická očekávání co do rozsahu činností a potřebných financí a času nutného pro zdárný průběh a hlavně zakončení projektu.
V) Vyhodnocení a zdokumentování
Hodnocení není mnohdy považováno za příliš významné a obvykle se na něj ze strany realizátorů neklade zvláštní důraz. Jedná se však o významný bod z pozice donátora, neboť dobře stanovené metody hodnocení dodávají projektu na důvěryhodnosti.
Nejprve určíme, jaké výstupy bude mít náš projekt. Tyto výstupy by měly být v relaci s formulovanými cíly. Pokračujeme stanovením způsobů vyhodnocování a kontroly průběhu projektu a formu jeho závěrečného vyhodnocení. Následně je třeba vymezit kriteria, která budou používána při vyhodnocení. Jakékoliv hodnocení je spojeno s fungujícími informačními kanály a infrastrukturami. Proto určíme, jak budou informace sbírány. Musíme být připravení na možnost, že projekt bude v určité fázi vykazovat jiné než zamýšlené výstupy, popř. že se v něm vyskytnou překážky, a tak si určíme mechanismus, jak bude informací využito při zlepšování projektu. S tím je spojen způsob vedení dokumentace a záznamů. Efektivní vyhodnocení není možné bez jmenování konkrétních lidí, kteří budou za vyhodnocování a kontrolu odpovídat.
VI) Financování projektu
Jestliže má projekt pokračovat nebo bude vyžadovat udržování za vyžadovanou hranici dotace, měli bychom vysvětlit, jak plánujeme pokrýt budoucí finanční potřeby. Jestliže žádáme pouze část celkových rozpočtových nákladů, potom vysvětlíme, kde získáme zbytek finančních prostředků, popř. jaký je náš vlastní vklad do projektu (např. formou dobrovolnické práce).
Rozpočet
Rozpočet zahrnuje všechny předpokládané náklady, včetně toho, co budeme potřebovat na zařízení, administrativu, kontrolu a hodnocení projektu. Měli bychom být opět realističtí co do výše požadovaných částek, protože donátoři často velmi přesně vědí, nakolik je daný požadavek oprávněný nebo naopak nadsazený.
Musíme zjistit, jaké rozpočtové informace jsou vyžadovány od dárce. Souhrn rozpočtu můžeme napsat po dokončení podrobného rozpočtu. Připojíme celkový rozpočet projektu a jasně specifikujeme, co je z toho požadováno.
Rozpočet je rozdělen do dvou hlavních kategorií:
- personální výdaje (platy, konzultanti)
- neosobní výdaje (pronájem prostor, zařízení, vybavení, předměty spotřeby, cestovné atd.)
VI) Souhrn projektu
Zpracovává se až na závěr projektu, i když je umístěn na jeho začátku. Má to několik důvodů. Jedním z nich je přehlednost a rychlost, se kterou si může kdokoliv zjistit důležité informace o projektu. Často se stává, že hodnotitelé a posuzovatelé projektů nemají dostatek času na pročtení všech několika stránkových projektů, a proto si informace o projektu zjišťují právě v jeho souhrnu.
Nejprve formulujeme co a proč naše organizace žádá. Poté stručně stanovíme cíle a činnosti, které budeme provádět pro dosažení cílů. Napíšeme sem také celkové náklady projektu a vyznačíme položky, na které budeme žádat dotaci. Celkově by souhrn neměl překročit délku půl strany.
Marek Lauermann
0 komentářů:
Okomentovat